L'accesso è cosa? Creazione di un database in Microsoft Access

Qualsiasi utente di sistemi basati su computerWindows sa che la suite standard di Microsoft Office per qualsiasi versione include un editor Access univoco. Che tipo di programma, come lavorare con esso, ora e sarà considerato. Naturalmente, qui verranno forniti solo gli elementi iniziali, poiché la descrizione di tutte le funzionalità dell'applicazione richiederà più di una pagina.

Cos'è l'accesso?

Cos'è questo programma? Access è un sistema completo per lavorare con database di qualsiasi tipo basati sul modello relazionale con la possibilità di scambiare dati dinamicamente con altre applicazioni o pubblicazioni online. Prevede l'utilizzo di strumenti di automazione per l'elaborazione di informazioni di qualsiasi tipo, che viene presentato in una forma strutturata.

Inoltre, Access è anche un pacchetto in cuiViene fornito il supporto per i controlli ActiveX, che espande in modo significativo le capacità del programma in termini di utilizzo non solo di componenti tabulari o testuali, ma anche di contenuti multimediali e oggetti su Internet. Le connessioni tra i database (DB) installati nell'applicazione consentono un rilevamento accurato delle modifiche in ognuna di esse con la regolazione automatica dei parametri in altre.

Le principali direzioni nell'uso dell'applicazione

Non sorprendentemente, Microsoft Access in piùi casi vengono utilizzati per automatizzare completamente l'analisi di alcuni processi in contabilità, affari, ecc. Grazie alla struttura universale, il programma può eliminare l'aspetto della cosiddetta ridondanza dei dati, quando è necessario modificare un parametro non inserendo uno nuovo, ma correggendo il vecchio e in modo che la sua modifica sia visualizzata in tutti i database correlati.

Ad esempio, in un'impresa che utilizza Access ècontabilità di fornitori, clienti ed eventi in cui sono coinvolti. A un fornitore cambiano i dettagli della banca. È sufficiente cambiarli nel database, poiché la regolazione automatica interesserà tutti gli altri database. I dati saranno sostituiti, piuttosto che inserirne di nuovi insieme a quelli esistenti. E questo cambiamento influenzerà gli stessi eventi correlati. In un certo senso, l'utente riceve la piena automazione.

Lo stesso vale, ad esempio, per il controllo delle scorte. Quando un gruppo di prodotti viene venduto attraverso l'apposita divisione dell'impresa, gli articoli di base vengono automaticamente cancellati nel database dei prodotti disponibili. Ma questi sono gli esempi più semplici. In effetti, l'applicazione ha molte più opportunità.

Struttura di accesso Microsoft

Per quanto riguarda la comodità del lavoro, si ottiene grazie alla presenza degli elementi principali che svolgono un ruolo cruciale nell'analisi e nell'elaborazione dei dati del database. Tra gli elementi principali ci sono i seguenti:

• Una tabella è un elemento che memorizza le informazioni di base in un formato specifico (numerico, testuale, grafico, ecc.);
• richiesta - modalità di accesso a voci correlate, altri database o programmi di terze parti;
• forma - la presentazione di informazioni o dati in un formato facile da usare;
• report - output dei risultati elaborati;
• macro - un elemento eseguibile che consente di eseguire determinate azioni quando si verifica un evento, creare una query, generare un report;
• modulo - Strumenti di linguaggio Visual Basic che consentono di ampliare in modo significativo le funzionalità del programma in base alla creazione di procedure e all'utilizzo di numerose funzioni.

Comunicazione con altri programmi e database esterni

Come puoi vedere, Access è un programmaconsentendo non solo di utilizzare i propri dati inseriti dall'utente, ma anche di collegarli tra loro. Le funzionalità dell'applicazione sono tali che le informazioni possono essere importate da altre applicazioni (FoxPro, Paradox, Excel, Word, ecc.). Per semplificare le procedure, i dati non possono essere importati, ma collegati, non solo con i programmi specificati, ma anche con le fonti in un ambiente di rete o su Internet.

Il processo di associazione stesso è basato su query basate su come funzionano i database SQL (Access li supporta anche).

Creazione di un database basato su modelli

In Access, la tabella è l'elemento principale. In apparenza, questo componente è molto simile ai fogli di calcolo Excel, tuttavia, le funzionalità di accesso sono molto più ampie e i principi di utilizzo di tali elementi hanno le loro caratteristiche distintive.

Tuttavia, crea il tuo database quandoAvviare il programma può essere abbastanza semplice. Dopo che viene visualizzata la finestra di benvenuto, all'utente viene fornita una scelta di modelli, sulla base della quale verrà creata la futura struttura del database sotto forma di tabella. Questa è la cosiddetta vista Backstage. Qui puoi trovare spazi vuoti incorporati che saranno utili per compiti specifici, o fare riferimento alla ricerca sulla risorsa Microsoft ufficiale, se nessuno di loro nella lista corrisponde alle esigenze dell'utente (sebbene questo sia improbabile).

Dopo aver selezionato un modello, è necessario salvarlo come file, specificando la posizione e il nome, dopodiché l'applicazione genererà automaticamente la struttura della tabella desiderata.

Database da zero

Se l'utente non ha ottenuto nulla e vuolecrea un database da solo; quando crei un nuovo file, seleziona il database vuoto nel menu corrispondente. Ci sono alcune limitazioni da considerare. Ad esempio, il database per PC desktop non supporta la pubblicazione in linea e i database Web non sono coerenti con alcune delle funzioni dei precedenti.

Creando la tabella iniziale, puoi andare ainserimento dati Si noti che i dati possono essere inseriti esclusivamente in colonne e righe adiacenti. Inoltre, non aggiungere celle vuote tra di loro in base al tipo di Excel. Inoltre, la condizione più importante è che ogni colonna contenga dati di un solo tipo, ovvero se il formato prevede inizialmente l'uso di data e ora, le informazioni con calcoli basati sull'esponente inserito nella colonna non verranno riconosciute. Quindi, se possibile, è necessario pianificare un tavolo da questa prospettiva. Per semplificare il lavoro, è possibile utilizzare una speciale modalità di costruzione.

Sfumature di importazione e dati vincolanti con altre fonti

Per quanto riguarda l'importazione dei dati, qui le possibilità sonoi programmi sono praticamente illimitati. La condizione principale è che i dati importati debbano essere scomposti in base al tipo di dati della tabella (come le tabelle in Excel o Word). Se l'importazione viene effettuata, ad esempio, nella versione di testo da Blocco note, è possibile creare una struttura simile utilizzando una scheda (tasto Tab).

Puoi anche usare gli elenchi di SharePointcollegare i dati per semplificare il lavoro. Per fare ciò, utilizzare un comando speciale nella scheda dati esterna situata nel gruppo di importazione e collegamento. Qui vengono offerte soluzioni pronte all'uso (Excel, Word, ecc.). Quando si seleziona, è solo necessario specificare la posizione del file desiderato, la posizione di salvataggio nel database corrente e confermare la scelta.

conclusione

Questa è l'applicazione di accesso. Il programma è molto popolare tra una vasta gamma di utenti, poiché i suoi sviluppatori hanno cercato di massimizzare le capacità di altri prodotti software di questo tipo. Ed è questo che ha reso questa applicazione molto flessibile nell'impostazione e nell'applicazione automatizzata della maggior parte delle funzioni. Resta da aggiungere che Access è uno strumento di elaborazione dati molto potente, anche se qui sono state prese in considerazione solo le informazioni di base sull'applicazione.