Il processo aziendale è cosa? Sviluppo, modellizzazione, ottimizzazione dei processi aziendali

I metodi moderni di gestione aziendale sono sempre di piùprendere in prestito tecniche e tecnologie straniere. E non perché è di moda, ma perché è comodo ed efficace. Una di queste tecniche suddivide tutto il lavoro di routine in componenti elementari e quindi descrive in dettaglio ogni processo aziendale ottenuto. Ci vuole un bel po 'di tempo, ma lo schema derivato ti permette di trovare e punti deboli, responsabilità funzionali eccessivamente gonfiate e compiti non chiari. Una volta trascorso del tempo, la direzione può trasferire parte della sua responsabilità lungo la gerarchia, liberando tempo per la pianificazione strategica.

Vivere secondo i piani

Un'altra cosa è che spesso il personale delle imprese non lo ècomprende il valore di questa procedura e non accetta il desiderio del management di identificare i principali processi aziendali. Tuttavia, è sempre più necessario comprendere la modellazione e la descrizione delle operazioni elementari di ogni unità e persino del dipendente. Ancora peggio, se lo staff dell'azienda è composto da impiegati che stanno studiando i processi aziendali della società. Chiedono costantemente qualcosa, distraggono e in ogni modo interferiscono con le prestazioni dei doveri funzionali diretti di tutto il personale. Cosa dovrei fare?

Iniziamo da lontano. Ogni mattina, prima di molti di noi, il compito è di venire al lavoro. Per risolverlo con successo, è necessario svegliarsi in tempo, riunirsi e prendere posto in una sorta di trasporto (indipendentemente dal fatto che si tratti di un'auto privata o di un vagone della metropolitana). Quindi ogni componente può essere diviso in procedure ancora più piccole: per svegliarsi in tempo, puoi impostare una sveglia, e puoi chiedere a qualcuno di svegliarti, ecc. Indipendentemente dal metodo di soluzione, il risultato (risveglio tempestivo) sarà raggiunto. Ma l'aumento, le tasse e il modo di lavorare differiscono nel metodo di soluzione e nel risultato finale. In realtà, siamo arrivati ​​alla prima definizione.

Perché tutto questo è necessario

Quindi, il processo aziendale è certouna sequenza di semplici azioni che trasformano le risorse in un utile prodotto finale. Nel nostro esempio di vita, ci sono tre diversi processi, ognuno dei quali richiede proprie informazioni di ingresso e dopo qualche manipolazione porta al risultato desiderato. Passiamo all'azienda. Indipendentemente dal tipo di attività in ogni opera società è determinato dal rapporto professionale dei dipendenti: la trasmissione di informazioni, la definizione della necessità per il prodotto, analisi della produzione e delle risorse, ecc ed è importante notare che tutto quanto sopra ha un valore solo se sono soddisfatte tre condizioni ..:

- l'informazione è trasferita al dipendente in questione;

- questo è fatto al momento giusto;

- la forma in cui è presentata l'informazione è abbastanza semplice e comprensibile.

Se riassumiamo tutto quanto sopra,per affermare che il processo aziendale è un flusso di informazioni che risponde a tre domande: cosa, dove e quando. Per garantire che il lavoro sia svolto in modo fluido e continuo, è necessario determinarne i componenti. In questo caso non ci sarà alcuna duplicazione di compiti, nessun artista o tempo di inattività.

Quando il processo aziendale è chiaramente definito, ciascunol'impiegato cessa di essere insostituibile. Ricorda quante volte hai dovuto aspettare che qualcuno dei tuoi colleghi lasciasse l'ospedale (o tornasse dalle vacanze); in tua assenza al lavoro, il telefono letteralmente non smette di squillare, e tutti cercano di capire cosa e come stai facendo. E se hai reagito alla richiesta del management e fatto una descrizione piuttosto dettagliata dei processi aziendali, allora puoi rallegrarti con calma, rilassarti e, a volte, solo cenare ...

Passando al linguaggio formale delle definizioni, sosterremo che quando si descrivono i processi aziendali, l'impresa definisce tali obiettivi:

• comprendere la struttura generale dell'organizzazione delle attività e determinare le dinamiche del suo sviluppo;
• Identificare i problemi attuali e le opportunità per superarli;
• creare un sistema di obiettivi e obiettivi comprensibile per tutti i partecipanti (sviluppatori, utenti, clienti, ecc.);
• formulare i requisiti per il software necessario.

Naturalmente, la descrizione stessa dei processi aziendalinon rappresenta alcun interesse. Ma qui per la reingegnerizzazione è un compito fondamentale. Solo dopo aver compreso la struttura, le interrelazioni e le modalità del flusso di flussi di informazioni, si può parlare di un ripensamento del carico semantico sia dell'impresa stessa che delle sue singole unità. Ma la riorganizzazione dovrebbe essere effettuata al fine di raggiungere un determinato obiettivo: migliorare la qualità del servizio clienti; ridurre i costi; concedere maggiore libertà al processo decisionale per gli artisti (riducendo le scadenze per lo svolgimento del lavoro), e così via.

Classificazione semplice

Molto spesso, la necessità di descrivere le informazioniI processi aziendali appaiono nelle imprese con una struttura orientata funzionalmente. Il fatto è che gli obiettivi e i compiti dei diversi dipartimenti possono contraddirsi a vicenda. E questo porterà non solo a una diminuzione della redditività dell'azienda, ma anche a un calo della sua competitività.

Un approccio moderno alla gestione è sempre piùcarattere di processo. Tutto il lavoro è considerato come un certo insieme di processi (ognuno dei quali consiste in una o più semplici operazioni). Per la formalizzazione e la standardizzazione di questo approccio, vengono adottate tali categorie di processi (la classificazione avviene in relazione al valore aggiunto del prodotto):

• i principali sono quelli con cui l'impresa riceve reddito: produzione, marketing, offerta;
• manager: quelli che definiscono obiettivi e obiettivi per unità e esecutori specifici;
• Supporto - quelli che fornisconoproduzione di risorse, ma non aggiungono valore al prodotto finale: formazione e selezione del personale, supporto finanziario, sicurezza legale, ecc.

Oltre alla già citata indipendenza dal fattore umano e all'adattamento semplificato dei nuovi dipendenti, la descrizione dei processi aziendali consente di gestire in modo più efficiente i costi operativi dell'azienda.

proprietà

Ora diventa chiaro che per la gestioneè necessario per l'impresa non solo identificare i flussi di informazioni interconnessi, ma anche descrivere chiaramente tutte le attività. Poiché sappiamo già che il processo aziendale è parte del lavoro complessivo, passando da un dipendente all'altro (all'interno della sua unità funzionale o no, non importa), procediamo quindi al fatto che tutto nel mondo può essere unificato. E attività professionale - ancora di più.

Indipendentemente dallo scopo dell'attività, ogni processo aziendale può essere descritto con le stesse caratteristiche.

- Il bordo è l'inizio e la fine di un'operazione semplice.

- Il proprietario è un dipendente della società che non lo fapossiede solo le risorse necessarie per il lavoro, ma pianifica, analizza, gestisce il processo; e, cosa più importante, è responsabile per il risultato.

- Input - un messaggio informativo ricevuto in qualsiasi forma adottata in azienda, che determina la necessità di informazioni e segna l'inizio del processo.

- Output - informazione o parte materializzata del prodotto che viene consumata dal cliente esterno al contraente.

- Esecutore: il personale dell'azienda impegnato in un unico processo.

- Risorse: la parte materiale o informativa dell'attività che non cambia durante l'operazione (ma facilita solo la trasformazione delle informazioni in entrata nel prodotto finale).

- Controllo di qualità - indicatori settoriali o interni (adottati dalla direzione aziendale), che consentono di determinare l'efficacia del lavoro.

Selezione obbligatoria di processi elementari

Ovviamente, non tutte le aziende hanno bisogno di una descrizione dei processi aziendali. Tuttavia, ci sono un certo numero di casi in cui non si può fare a meno di questa noiosa occupazione. Diamo il nome principale:

• L'attività dell'azienda è automatizzata. In questo caso, lo schema del processo di business traduce le esigenze del cliente in una lingua che il programmatore comprende.
• Miglioramento delle attività dell'azienda. Non solo la modernizzazione delle attrezzature e delle tecnologie aiuta a migliorare il prodotto finale; l'ottimizzazione dei processi aziendali offre l'opportunità di identificare tutti i punti di forza e di debolezza del lavoro e prendere decisioni gestionali appropriate.
• Certificazione dell'organizzazione secondo gli standard internazionali (ISO). Per tutti i dipendenti viene creato un sistema di gestione della qualità uniforme.

Come presentare una descrizione al cliente

La modellazione dei processi aziendali richiede la descrizione di ciascun elemento. Come può essere fatto senza dolore per l'organizzazione? Nella pratica mondiale sono stati adottati tre metodi principali: testo, grafico e tabellare.

Una descrizione testuale dell'intero corso del lavoroin una sequenza semplice e comprensibile. La forma e il contenuto possono essere gratuiti (se non sono stati sviluppati standard internazionali o di settore) e documenti regolamentati. Ad esempio: l'ufficio vendite trasferisce la documentazione di reportistica per il periodo al reparto pianificazione; i dipendenti del dipartimento di pianificazione svolgono attività analitiche per determinare la dinamica delle vendite e la necessità di apportare modifiche alla produzione; il risultato ottenuto dal reparto pianificazione viene trasferito all'ufficio marketing dove vengono analizzate le cause della crescita (diminuzione) delle vendite e così via.

Permette lo schema grafico del processo di businessvisualizzare il risultato del lavoro analitico. Non è necessario ricordare che la percezione visiva dell'informazione è più efficace. Pertanto, tutti i tipi di grafici e diagrammi ci danno l'opportunità di capire rapidamente cosa sta succedendo e trovare la soluzione giusta.

In quei casi, quando il compito principaleAttività di riforma - ottimizzazione dei processi aziendali, vale la pena utilizzare la forma tabellare della loro descrizione. Con il suo aiuto è più facile capire la sequenza di azioni e direzioni dei flussi di informazioni. Una tabella tipica contiene non solo una descrizione della funzione dell'unità dello staff, ma anche i grafici dei documenti in entrata e in uscita, l'esecutore (è possibile specificare sia l'intera unità che uno specifico dipendente), e così via.

Come descrivere correttamente il processo di business

Non è sufficiente condurre un'analisi dei processi aziendali. Il più importante in questa materia è la correttezza, ma allo stesso tempo la semplicità della descrizione. Innanzitutto, il nome di un singolo processo dovrebbe essere chiaramente indicato. Ciò aiuterà a comprendere le sue caratteristiche di base, la logica di attuazione e il posto nella catena globale delle attività di produzione.

Quindi, specificare le informazioni di inputè richiesto per la normale esecuzione dell'attività assegnata e anche per elencare la fornitura di risorse. La sequenza registrata di semplici operazioni, di cui è composto il processo, ti aiuterà a non perdere nulla e non dimenticare.

La modellazione dei processi aziendali non può fare a menosenza indicare il proprietario del processo e il sistema per monitorare lo stato di avanzamento della sua implementazione. A tal fine, è necessario annotare le scadenze regolamentari per il lavoro nella descrizione e elencare i documenti che vengono trasferiti al collegamento successivo. Se per semplificare, la descrizione dovrebbe assomigliare a questa: "... dopo aver effettuato un'analisi delle vendite per il periodo di riferimento, il dipendente del reparto pianificazione riempie il modulo stabilito (tabella), che passa al reparto marketing ..."

Diagramma semplificato della descrizione dei processi di produzione

Quando scrivi una descrizione, più spesso impiegatisi trovano di fronte al fatto che non sanno come comunicare verbalmente il contenuto del proprio lavoro. Per rendere il sistema dei processi aziendali chiaro e strutturato, è possibile creare un memo. Riflette quelle domande, su cui è necessario dare una risposta chiara e massimamente dettagliata. Quindi, quali sono queste domande?

• Cosa? Descrive cosa si sta facendo esattamente in questa operazione.
• Perché? Trasmette lo scopo dell'operazione.
• Quando? Determina chi inizia l'esecuzione.
• Chi? Chiama esecutori specifici.
• Come? Elenca le risorse necessarie.

Lo sviluppo dei processi aziendali suggerisce questotutti i metodi di descrizione possono essere utilizzati. Quindi, otterremo lo schema più dettagliato di esecuzione del lavoro. La versione grafica rivelerà le interrelazioni delle unità funzionali, e il tabulare e il testo trasmetteranno il contenuto di ciascuna operazione. Sfortunatamente, l'automazione dei processi aziendali è impossibile senza questo lavoro preliminare che richiede molto tempo.

Come raccogliere informazioni

In pratica, molti modi di comeottenere le informazioni necessarie Innanzitutto, è necessario analizzare i documenti normativi che guidano i dipendenti dell'azienda. Quindi, interviste personali dovrebbero essere condotte con ciascun esecutore immediato al fine di descrivere il contenuto del suo lavoro. Inoltre, per chiarire e chiarire i punti controversi, i consulenti dell'analista dovrebbero utilizzare l'osservazione dei progressi dei processi aziendali.

Se affrontiamo l'attività in modo globale, l'automazione dei processi aziendali non sembrerà così noiosa e inutile.

Gruppo di lavoro

Eppure, se il compito principale dell'impresa -automazione dei processi aziendali, e la gestione non intende coinvolgere società di consulenza esterne, sorge la domanda: "Da dove cominciare?" Prima di tutto, viene creato un gruppo di lavoro dai dipendenti dell'azienda. È auspicabile che i membri del gruppo di lavoro abbiano eccellenti capacità analitiche e capacità di ascolto. Dopotutto, come già notato, la maggior parte del lavoro consiste nel condurre interviste personali con esecutori di processi aziendali.

Quindi devi fare una vera immaginefunzionamento del sistema. Poiché prima della modernizzazione l'impresa ha funzionato e portato profitto, probabilmente non è necessario parlare di ristrutturazione perfetta. Pertanto, è necessario correggere il sistema e le direzioni dei flussi di informazioni al momento dell'ottimizzazione.

In cosa consiste la descrizione

Al fine di evitare la confusione ediscrepanze nella descrizione dei processi aziendali, gli esperti raccomandano l'uso di mappe di processo. Si tratta di documenti standardizzati che consentono di unificare tutte le azioni indipendentemente dalla sfera di influenza dell'interprete e dalla complessità dell'operazione descritta.

Qualsiasi descrizione può essere suddivisa in tali componenti:

• forma unificata del processo (più spesso una tabella);
• mappa dei processi aziendali (può essere rappresentata in qualsiasi forma - descrizione del testo, oggetto grafico o tabella);
• rotte (flussi di informazioni, risorse e finanziamenti in entrata e in uscita);
• matrici di vari processi aziendali (tabella di interazione di diversi processi, che consente di identificare i flussi e le operazioni principali e secondari);
• diagramma di flusso (algoritmo per l'esecuzione di un processo aziendale);
• descrizione dettagliata del testo;
• documentazione (creazione di documenti che confermano l'attuazione del processo);
• Identificazione degli indicatori dei processi aziendali (ricerca di caratteristiche e indicatori che possono essere utilizzati per monitorare non solo i progressi, ma anche la qualità);
• regolamenti (in altre parole, descrizione del lavoro).

indicatori

Come già notato molte volte, qualsiasi processodeve essere misurato Ciò è necessario principalmente per valutare l'efficacia di tutte le attività dell'impresa. Più spesso, gli esperti raccomandano di testare i processi aziendali per quattro indicatori: tempo, costi, qualità e quantità.

Ma i modelli dei processi di business sono dinamici evariata. Pertanto, spesso non è sufficiente valutare solo la velocità del lavoro; è necessario tenere conto delle condizioni di lavoro e dell'infrastruttura aziendale. Inoltre, quasi tutte le industrie non possono esistere senza fornitori, finanza, logistica e partner. Questi sono anche indicatori misurabili.

E, naturalmente, non dobbiamo dimenticare le informazioni e il fattore umano. Maggiore è il livello di formazione specialistica, meno tempo avrà bisogno di familiarizzare con le istruzioni e le informazioni in arrivo.

Al centro della maggior parte delle metodologie di modellazioneOra vengono posti i principi dell'analisi strutturale e del design (SADT - Structured Analysis and Design Technique), così come alcuni linguaggi algoritmici. Puoi parlare dell'esistenza di diversi modelli di base dell'analisi dei processi di business:

- La modellazione dei processi aziendali - in effetti, la modellazione - rivela il lato funzionale dell'esistenza dell'azienda.

- Work Flow Modeling: descrive i flussi di lavoro ed è simile alla creazione di diagrammi di flusso.

- La modellazione del flusso di dati - a differenza della precedente, descrive i flussi di dati (informazioni); progettato per creare una sequenza di operazioni.

Il ciclo di Schuhart-Deming

Grandi processi di business (1C ti consente di selezionarlidall'elenco generale) sono raccomandati per essere descritti in un documento separato, che è chiamato "Procedura per la produzione di opere". Tutto ciò che è di natura meno significativa o consiste in un piccolo numero di semplici operazioni è solitamente descritto nelle descrizioni del lavoro.

Nel redigere le regole bisogna consideraretermini del ciclo di miglioramento continuo dell'impresa (il modello di Shewhart-Deming). Le sue affermazioni affermano che l'ottimizzazione e il miglioramento sono processi infiniti. Cioè, nella gestione di un'impresa esiste una sorta di anello chiuso costituito da tali decisioni di gestione: pianificazione, esecuzione, controllo, adeguamento.

Quando si redige un regolamento, si dovrebbero prendere in considerazione i principi che garantiscono la conformità con il modello di Shewhart-Deming:

1. Calcolo degli obiettivi per il futuro.
2. Analisi delle dinamiche delle deviazioni e documentazione delle presunte cause.
3. Determinazione delle operazioni correttive e analisi della loro efficacia.

Lo sviluppo del modello dovrebbe essere realizzato insecondo le regole aziendali. La base normativa legislativa dello stato in cui opera la società è le regole generalmente accettate. La seconda base del modello è la politica aziendale dell'azienda.

Implementare un sistema di gestione della qualità, è necessarioprendersi cura dello sviluppo e unificazione dei processi aziendali. Come già notato all'inizio dell'articolo, è tutt'altro che lo staff dell'azienda capisca l'importanza della modernizzazione avviata. Portare a ciascun dipendente l'importanza di creare un modello di processo aziendale efficace è compito del top management.

Dopo tutto, è ben consolidato e progettato con curail sistema consentirà non solo di semplificare la ricezione da parte dell'azienda di certificati di conformità agli standard internazionali di qualità ISO 9001: 2008, ma anche di aumentare significativamente l'efficienza di ciascun dipendente.

Entrambi questi fattori portano l'azienda ad aumentare la competitività nel mercato, che, a sua volta, ha un effetto benefico sia per gli investitori che per i clienti.