Necessità di conferma documentalele decisioni sono necessarie nelle situazioni in cui sono prese collettivamente. Il modo più comune per registrare il corso di un evento è utilizzare un tipo di record di dati, come un protocollo.
La parola "protocollo" ha diversi significati: lo èpuò esserci una procedura per l'azione in una determinata situazione e un documento ufficiale debitamente formalizzato contenente dati sul corso coerente della discussione, dei dibattiti e del processo decisionale in occasione di riunioni e riunioni, conferenze e riunioni. Dovrebbe essere preso in considerazione che ha diverse forme, diverse nel loro scopo. Il resoconto della riunione degli inquilini è un documento di una categoria leggermente diversa rispetto, ad esempio, al protocollo degli organismi investigativi o di un'altra istanza di vigilanza.
Riunioni collegiali permanenti / temporaneele comunità (comitati, assemblee, residenti, consiglio di amministrazione) sono soggetti a documentazione obbligatoria. A seconda della decisione presa dal presidente dell'organizzazione o del gruppo, il verbale della riunione può essere tenuto interamente (una registrazione completa di discorsi, dibattiti, domande e risposte) o una forma abbreviata. Di norma, durante l'incontro, il segretario o altra persona responsabile tiene un registro di tutto ciò che sta accadendo, raccoglie i materiali forniti dai partecipanti e li riunisce in un unico documento.
Per quanto riguarda i requisiti per questo funzionariocarta, sono designati nello stato standard, regolando la corretta procedura per la registrazione. Quindi, nel verbale della riunione dei proprietari degli inquilini o dei rappresentanti di altri gruppi e organizzazioni, oltre al nome del documento e dell'organizzazione, la data dell'evento e l'ordine del giorno, i dati sul presidente, segretario e partecipanti sono necessariamente indicati.
Assomiglia a una breve descrizione della presentazione delle informazioninel modo seguente: hanno ascoltato - parlato (e) - deciso / deciso. L'affidabilità dei dati dichiarati è firmata dal presidente e dal segretario. Se necessario, i partecipanti alla riunione possono ricevere sia una copia completa dei verbali della riunione sia un estratto da qualsiasi parte di esso.
Alcune sfumature sull'informazioneun documento che riflette gli incontri pubblici collettivi per vivere in condomini. In questo caso, l'incontro i proprietari di abitazione protocollo sono assicurandosi che i dati relativi alla forma di manifestazione (il raduno vero e proprio di persone o voto per corrispondenza all'ordine del giorno), l'indirizzo effettivo e l'area dell'oggetto detto staccato, il numero dei votanti presenti e di loro proprietà.
Inoltre, l'allegato obbligatorio al documentoè una lista dei partecipanti (o dei loro rappresentanti), che indica il numero dell'appartamento in possesso. Se l'opinione dei residenti è stata ricevuta in contumacia, l'elenco aggiuntivo dovrebbe includere non solo le informazioni sulla persona, ma anche le sue decisioni su tutte le questioni all'ordine del giorno. Dovrebbe anche includere informazioni sul documento che conferma la proprietà o il possesso di una stanza specifica nella casa, così come la volontà di ciascun cittadino sugli argomenti all'ordine del giorno in forme comprensibili e accettate (sono d'accordo, in disaccordo, astenuto). Solo in questa condizione i verbali della riunione degli inquilini saranno validi.
