Manutenzione di record di personale dalla A alla Z.

Organizzazione e manutenzione della gestione degli archivi del personale- un dovere diretto dei dipendenti del servizio personale. In situazioni di creazione di una nuova organizzazione, trasformazione di vecchie o altre opzioni di riorganizzazione, gestione e dipartimento del personale, è necessario conoscere i punti principali del lavoro: formazione e ricerca di dipendenti, accoglienza, trasferimento e licenziamento del personale, nonché regole per l'archiviazione e l'archiviazione online dei documenti.

Organizzazione competente della gestione degli archivi del personale come base per una solida stabilità

In qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla formaproprietà, c'è uno staff. Si differenzia in numero e composizione, in termini di funzioni e qualifiche. Il compito del dipartimento risorse umane è quello di garantire che tutte le questioni e i problemi relativi ai dipendenti dell'azienda siano risolti nel modo più rapido e competente possibile.

Il funzionamento stabile dell'organizzazione dipende dai suoi dipendenti. Il primo compito del servizio del personale è la selezione competente e tempestiva dei dipendenti, la manutenzione delle registrazioni del personale in conformità con la legge e la consegna tempestiva dei documenti all'archivio. Questa è la base per il funzionamento stabile di qualsiasi impresa.

Addestramento del personale per il lavoro con il personale

Le istruzioni sulla gestione del personale chiaramenteindica la necessità di avere una formazione professionale per specialisti del personale. Tuttavia, in pratica, c'è spesso un problema con la formazione dei dipendenti del profilo desiderato.

Le istituzioni educative speciali superiori e secondarie non lo sonoproducono specialisti con qualifiche così strette come "gestione dei record personali". La formazione di solito si svolge sul posto o sui corsi di profilo. È anche possibile addestrare un dipendente direttamente sul posto di lavoro con il tutoraggio.

Gli specialisti della formazione per la gestione delle risorse umane suggeriscono i seguenti modi:

• riqualificazione sulla base di una seconda istruzione superiore;
• ottenere l'istruzione superiore di un profilo correlato, ad esempio "gestione documentale", "giurisprudenza", "gestione del personale", "protezione delle informazioni";
• formazione in corsi specialistici di lunga durata (almeno tre mesi), con successivo superamento dell'esame;
• lavoro pratico con successivo aggiornamento regolare delle competenze.

Documenti normativi che regolano il lavoro dei servizi di personale

Attività del dipartimento del personale e organizzazione generalela gestione degli archivi personali dipende molto dalla legislazione vigente e dai documenti normativi interni. Questa funzionalità è legata alle sfumature di lavorare con un gran numero di documenti personali, che sono spesso confidenziali.

Il lavoro d'ufficio nel servizio del personale è regolato dai seguenti atti:

• La Costituzione, i Codici Civili e del Lavoro e anche i Codici Penali e Familiari;
• atti legislativi sul profilo dell'organizzazione in materia di lavoro con il personale;
• atti normativi di importanza locale;
• vari classificatori, regole e regolamenti a livello federale;
• documenti normativi interni, ad esempio le istruzioni per la tenuta di registri del personale;
• ordini e ordini di gestione.

I dipendenti del servizio del personale sono tenuti a osservare scrupolosamente le disposizioni degli atti normativi e, soprattutto, il Codice del lavoro.

Ricerca e documentazione dei dipendenti

La manutenzione delle registrazioni del personale inizia con la ricerca e la progettazione del personale. Prima di tutto, è necessario determinare le opzioni per trovare nuovi dipendenti. Tra questi, spiccano i seguenti:

• agenzie e uffici di collocamento;
• il servizio di collocamento statale;
• fiere del lavoro;
• istituzioni educative;
• Postare post e riassunti su varie risorse;
• altre organizzazioni;
• amici e conoscenti.

Tutte le opzioni per trovare dipendenti hanno i loro meriti e demeriti, il dipendente del dipartimento del personale dovrebbe sfruttare al massimo tutte le opportunità per chiudere il posto vacante.

Quando viene trovato un candidato, viene condottointervista. È auspicabile che la sua mossa sia documentata: quindi è più facile prendere una decisione misurata sull'assunzione o sul rifiuto. In quest'ultimo caso, una persona viene informata per iscritto del motivo entro cinque giorni lavorativi. Se il richiedente è adatto per una posizione vacante, allora dovrebbe essere accreditato. Da questo inizia la progettazione della documentazione del personale per un determinato dipendente.

Fasi di registrazione dell'impiego:

• conclusione di un contratto di lavoro;
• la pubblicazione dell'ordine di ammissione;
• iscrizione nel libro di lavoro di un nuovo impiegato o della sua istituzione;
• registrazione di una carta personale;
• se nell'organizzazione è accettato - stabilimento di affari personali;
• familiarizzazione e firma di regolamenti interni e istruzioni del dipendente.

Record del personale (carte personali, elenco personale)

Il mantenimento della gestione del personale coinvolgeregistrazione obbligatoria delle registrazioni contabili, in particolare personale e carte personali. Questi documenti sono obbligatori per le organizzazioni di tutte le forme di proprietà.

Il personale ei numeri dovrebbero essere pertinenti e soddisfare le esigenze dell'organizzazione. Include i nomi di tutti i post, il numero di scommesse che indicano i posti vacanti per questo periodo.

Le carte personali sono documenti unificati,contenente brevi informazioni sull'attività lavorativa del dipendente e informazioni personali. Sono soggetti a una contabilità rigorosa e a condizioni speciali di conservazione, in luoghi che ne impediscono il deterioramento e il furto.

Ordini per personale, differenze e specifiche di registrazione

Il lavoro d'ufficio generale nel personale lavora nelprincipalmente espresso in ordini e ordini di gestione. Questi documenti possono riguardare sia i singoli dipendenti sia tutto il personale nel suo insieme. Differiscono nel design e nelle caratteristiche dell'introduzione in azione.

La maggior parte degli ordini e degli ordiniazioni specifiche con il dipendente, hanno una forma unificata. Sono soggetti a un accordo obbligatorio con tutte le persone interessate e alla familiarizzazione del dipendente con una ricevuta. Le copie degli ordini del personale sono memorizzate nel file personale e gli originali in cartelle separate.

Riviste sulla tenuta dei registri del personale, regole di registrazione e archiviazione

Per registrare il movimento di documenti, ilil servizio del personale presuppone il mantenimento di riviste specializzate. Si tratta di documenti tabulari di un formato multipagina, il più delle volte unificato. Di solito sono forniti in grandi quaderni o acquistati in negozi specializzati.

Tipi di riviste del personale:

• registrazione dei documenti in entrata e in uscita, comprese le lettere;
• registrazione degli ordini;
• registrazione dell'arrivo e della partenza dei dipendenti in affari ufficiali;
• registrazione di domande, comunicazioni, notifiche, note ufficiali e di servizio;
• registrazione di forme di libri di lavoro, i loro inserti;
• libri per la registrazione di movimenti di vari documenti del personale e così via.

Tutti i registri devono essere necessariamente cuciti e sigillati e i fogli numerati. Conservali separatamente da tutti i documenti. Preferibilmente in un armadio sicuro o speciale.

Funzionalità di gestione e archiviazione di file personali

Fare affari personali non è obbligatorio. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni in una forma o nell'altra raccoglie i documenti del dipendente. Certo, in una cartella è più conveniente.

Un affare personale è un complesso di informazioni personali documentate sul dipendente, raccolte e formate in un determinato ordine. Può includere una varietà di documenti e copie:

• copie di ordini riguardanti il ​​dipendente;
• copie di dichiarazioni;
• copie di documenti di identità, conferme di qualifiche, istruzione, benefici e stato civile;
• il questionario;
• caratteristiche e recensioni;
• riferimenti, ecc.

Gli affari personali includono personaleinformazioni, dovrebbero essere tenuti lontano da altri documenti. L'accesso ad essi è limitato ad un numero strettamente limitato di funzionari. Con il licenziamento del personale, i file personali vengono trasferiti nella memoria di archiviazione.

Regole per la registrazione, la conservazione e l'emissione di libri di lavoro, nonché inserti

Tutte le organizzazioni sono obbligate a tenere registri di lavoroil suo personale, l'eccezione - i dipendenti, presi a tempo parziale. Alla ricezione primaria il datore di lavoro ottiene in modo indipendente le forme pure e fa in esse il primo record. Nella pagina del titolo, inserire i dati rilevanti sul dipendente. Successivamente, è necessario monitorare la loro rilevanza e apportare modifiche in tempo.

La parte principale èlavoro e attività sociali del dipendente, la sua ricezione di traduzioni permanenti, licenziamento. Tutte le voci sono numerate nell'ordine generale e sono inserite sulla base dell'ordine. Il registro del licenziamento è accompagnato da un'impressione del sigillo dell'organizzazione e della firma del capo.

I record nella cartella di lavoro sono fatti a mano, blupenna a sfera, grafia chiara e comprensibile. Monitorare attentamente la pertinenza e l'affidabilità dei dati inseriti. Se è necessario correggere le informazioni, devono essere accuratamente barrate con una riga e informazioni aggiornate. Questa azione è necessariamente confermata dalla firma della testa e del sigillo.

Conservare i libri del lavoro separatamente da altri documenti, nella cassaforte. È vietato consegnarli a dipendenti o terzi senza una speciale risoluzione degli organi responsabili.

Funzionalità di archiviazione operativa e di archiviazione dei documenti del personale

Lo stoccaggio di documenti personali è determinato dal loroimportanza speciale. Contengono informazioni personali e sono confidenziali. Tali dati non sono soggetti a divulgazione non autorizzata. In caso contrario, viene imposta una multa al personale del dipartimento del personale e al capo dell'organizzazione.

Organizzare il corretto immagazzinamento del personaledocumenti nel servizio del personale è auspicabile avere una stanza separata. L'ingresso deve essere uno e deve essere dotato di una porta di metallo con allarme.

I documenti stessi devono essere conservati in metalloarmadi o casseforti. Evitare l'esposizione alla luce solare e alla polvere, nonché le differenze di temperatura e l'umidità eccessiva. Queste semplici azioni aiuteranno a mantenere i dati personali.