Visitare i documenti è cosa? Regole di avvistamento

Le attività di imprese e organizzazioni cadonosotto l'influenza di alcune leggi. La violazione di questi è inaccettabile. Con questo, ci sono alcuni problemi che possono essere evitati con una procedura speciale: avvistamento di documenti. Questo è un processo volto a identificare le carenze nel progetto e la loro eliminazione. Il suo ordine è generalmente determinato da una regola separata. Prendiamoci cura di tutto.

Cos'è l'avvistamento del documento?

È solo a casa che puoi risolvere tutti i problemi con una conversazionecon i parenti, in azienda un tale ordine di azioni porta a violazioni punibili con multe ea volte anche misure più gravi. Il fatto è che ora è stata adottata una specializzazione ristretta. Un contabile, per esempio, conosce perfettamente la sua parte della legislazione, ma è confuso nei documenti del personale. Ma il lavoro di qualsiasi organizzazione è un processo piuttosto complicato, regolato da una serie di risoluzioni, ordini e altri documenti. Tutte le sfumature di loro non conoscono nessuno degli specialisti e non dovrebbe esserlo. Dopotutto, ognuno adempie ai propri doveri come prescritto nella descrizione del lavoro. E molti ordini o ordini delle autorità sono associati a diversi rami di attività. Pertanto, è necessario il processo di "riduzione della conoscenza" di specialisti ristretti. Fu inventato e chiamato documenti di avvistamento. Questa è la procedura per condurre una valutazione esperta del progetto da parte di specialisti, inclusi commenti e suggerimenti.

Organizzazione del lavoro

Qualsiasi attività di unità strutturalil'impresa è regolata da documenti. Nel nostro caso, viene emesso un ordine per esaminare i documenti. Basato sul testo di questo articolo e la procedura viene eseguita. L'ordine deve contenere l'ordine di avvistamento e l'elenco delle posizioni a cui il progetto è sottoposto per l'esame o la familiarizzazione. Senza la procedura specificata nella procedura, il capo non firma il documento, poiché potrebbe contenere errori. Di norma, la preparazione della bozza di questo documento è gestita dall'ufficio legale in collaborazione con il capo dello staff. È necessario prendere in considerazione tutte le sfumature delle attività dell'organizzazione, per non perdere nulla. La logica dell'ordine è la seguente: la direzione emette ordini sul personale e attività di base. Dovresti esaminare i campioni di ciascuna di queste specie e determinare quali post si riferiscono a. Quest'ultimo deriva dalle descrizioni del lavoro. Esaminiamo un esempio.

Visitando gli ordini HR

Vedremo dal punto di vista più filisteo. Quando una persona viene reclutata, gli viene assegnata la quantità di lavoro, i pagamenti, determina l'ordine di istruzione, la subordinazione e altro. Per ciascuna di queste fasi è responsabile uno specialista separato. Il personale dovrebbe esaminare la qualifica, il contabile controlla lo stipendio e la fatturazione, un altro specialista - per istruire, il capo determinerà le funzioni. L'esempio è semplificato, ma è già chiaro che un dipendente non dovrebbe essere responsabile di tutti i dati elencati contenuti nel progetto. Si scopre che ogni parte dovrebbe essere controllata dallo specialista appropriato. Inoltre, è responsabile di includere i dati corretti nel progetto. A tale scopo, i documenti vengono inviati anche all'organizzazione. Va notato che gli ordini per l'attività principale sono ancora più difficili. Ma l'essenza rimane la stessa. Visitare i documenti è una procedura per studiare e confermare la correttezza dei loro funzionari.

L'ordine di

Coloro che non hanno mai incontrato lavoroapparato, difficilmente immagina quale sia il processo di creazione di qualsiasi documento importante. Il progetto è preparato da un dipartimento o specialista per conto delle autorità. Di norma, questo lavoro ricade sulle spalle della persona, i cui compiti entra in base alle descrizioni del lavoro. Quindi devi trasferirlo ad altri specialisti. Nell'esempio sopra, sono: un ragioniere, un avvocato, un supervisore diretto e uno che è responsabile per la sicurezza. Ognuno studia attentamente il progetto e fa la sua conclusione. Il consenso con il testo è confermato da una firma accompagnata da una data. Se ci sono commenti, dovrebbero essere dichiarati per iscritto, indicando le risorse legali e regolamentari che sono state violate dal testo del progetto. Quando l'esperto raccoglie tutte le firme, la carta viene inviata al tribunale del capo. Decide cosa fare dopo. Procedendo da ciò, possiamo dire che l'avvistamento di documenti è un processo di condivisione delle responsabilità tra specialisti di varie industrie.

Quando viene eseguita la riconciliazione

Con il documento, come abbiamo scoperto, funzionaesperti di cui si occupa. Questo è fatto prima che sia firmato. Cioè, gli esperti controllano il progetto per il rispetto della legge e degli atti locali. Questo processo è chiamato riconciliazione. Di norma, gli esperti appongono le loro firme sulla prima copia dell'ordine sul retro, a meno che non sia diversamente previsto dalla procedura. Questo documento rimane presso l'azienda, successivamente si arrende all'archivio. La sua durata è determinata dalla nomenclatura dei casi. Ad esempio, gli ordini di personale non possono essere distrutti per settantacinque anni. Tutto questo periodo possono essere rivendicati e controllati per legalità. Guarda quanto è alta la responsabilità di chi è d'accordo sul testo!

Documenti di avvistamento: campione

Sul retro della bozza di documento, è necessario assegnare un luogo in modo che gli esperti possano lasciare i propri dati. Questi includono:

• ufficio;
• firma;
• nome completo;
• Data.

Se i commenti sono voluminosi, dovresti farlouna nota che il loro testo è allegato in un documento speciale. Abbastanza spesso, tutte le questioni controverse vengono risolte nell'elaborazione del progetto. Ma succede che devi "corrispondere". Quindi il diritto di prendere una decisione definitiva viene dato alla direzione, che dovrebbe esaminare i commenti e, se necessario, ascoltare le spiegazioni degli specialisti. L'approvazione dell'osservazione del documento è la seguente:

Capo del dipartimento giuridico _________________ (Sergeev M.M.)

Firma della data

Familiarizzazione visiva

C'è un diverso tipo di lavoro con i documentiproduzione. Si chiama un'introduzione. Questo processo comporta l'ottenimento della conferma scritta che i dipendenti hanno compreso il significato dell'ordine o una carta diversa. L'ordine di visualizzazione dei documenti in questo caso è diverso. All'inizio è firmato dal capo, solo dopo che gli specialisti rilevanti lo conoscono. Oltre ai dati già indicati, questo tipo di avvistamento dovrebbe contenere una frase speciale che confermi che il significato del documento è chiaro per la persona. Ad esempio, è necessario scrivere "Ho letto l'atto". Quindi, elencare la posizione, la firma, il nome di decodifica e data. Pertanto, l'esperto conferma che ha letto il documento e concorda con esso.

Ordini complessi

Agenzie governative impegnate nella formazioneatti legali, anche in possesso di documenti nell'organizzazione. Solo spesso il tempo e gli sforzi necessari sono molto di più. Il fatto è che i documenti amministrativi dovrebbero ricevere una valutazione da parte di esperti di molti dipartimenti, e talvolta anche di agenzie esterne. Il progetto viene inviato per ciascuno. In attesa di commenti, l'Esecutivo invia entrambi i documenti al prossimo esperto. E così va fino a quando ognuno esprime la sua opinione. Le loro note devono essere elaborate, il testo dovrebbe essere corretto e tutto dovrebbe essere rifatto fin dall'inizio. L'adozione di documenti è in ritardo da molto tempo. Tuttavia, è necessario farlo, poiché le istituzioni statali emettono atti vincolanti. E questo riguarda la vita di molte persone. La levità e la fretta in una materia così importante sono inaccettabili.