Automazione della circolazione dei documenti nell'azienda. Programma di gestione documenti e gestione documenti

L'automazione del flusso di lavoro è auna misura a cui ricorrono quasi tutte le imprese moderne. Anche le piccole aziende lavorano con una massa di vari documenti, tra cui lettere, budget, fatture, contratti e tutti i tipi di requisiti. È per questo motivo che praticamente ogni organizzazione moderna cerca di utilizzare una misura come l'automazione della circolazione dei documenti, che garantisce la completezza e la sicurezza dei dati, la comodità di cercare e archiviare varie informazioni, nonché la massima ottimizzazione del tempo necessario per la sua armonizzazione.

Perché è necessario?

Praticamente in qualsiasi azienda, i dipendenti spendonoun sacco di tempo per trovare le informazioni giuste, e le statistiche dicono eloquentemente che ci vuole circa la metà del tempo di lavoro. Succede anche che devi ricreare di nuovo invece di riapplicare alcuni documenti che esistono "da qualche parte". Abbastanza standard è la situazione in cui il testo di origine di qualsiasi contratto è con un avvocato nel computer, e le voci contabili per i titoli che accompagnano l'esecuzione dei contratti sono eseguite nel sistema contabile, i conti e gli atti sono tenuti in reparto finanziario in forma cartacea, e la corrispondenza riguardante l'esecuzione dei contratti funziona nelle caselle di posta elettronica dei dipendenti. Tale "espansione" di informazioni è estremamente dannosa per la sicurezza, l'integrità e la coerenza, è in tali situazioni che l'automazione del flusso di lavoro diventa urgente.

Con l'introduzione di specializzatisistemi di informazione la maggior parte dei problemi sono risolti. Ad esempio, alcuni sistemi di budgeting offrono l'opportunità di creare un sistema di budget interconnessi con la successiva formazione e archiviazione di diverse versioni di tali documenti, oltre a indicare i loro stati. Pertanto, il problema della circolazione dei documenti di bilancio è parzialmente risolto utilizzando tali sistemi.

Tuttavia, non dimenticare che modernole basi di budget, così come i sistemi di contabilità e ERP nella maggior parte dei casi funzionano con informazioni strutturate, cioè dati che possono essere creati e archiviati sotto forma di tabella. Secondo la maggior parte degli esperti, solo il 20% dei dati complessivi di qualsiasi azienda moderna di informazioni strutturate viene fornito, mentre il resto comprende la corrispondenza elettronica, i testi di documenti, i vari protocolli di negoziazione e riunioni, le immagini, ecc. Molto spesso, senza condurre uno studio di informazioni non strutturate, non c'è semplicemente modo di fare una valutazione normale del contesto, in cui esiste già uno strutturato. L'archiviazione, la raccolta e il successivo trattamento di tali dati sono forniti dall'utilizzo di tali misure come l'automazione della circolazione dei documenti o dai sistemi di gestione del contenuto informativo dell'azienda.

Cos'è?

Utilizzando il sistema di gestione elettronica dei documentifornisce l'organizzazione di qualsiasi interazione tra i dipendenti di un'organizzazione sulla base dei documenti presentati. Ancora una volta, in 1C, la circolazione dei documenti prevede la creazione di documenti, la possibilità del loro spostamento attraverso l'organizzazione e mantiene anche il controllo sull'esecuzione di documenti e processi descritti con il loro aiuto. Pertanto, la gestione elettronica dei documenti offre all'azienda un enorme numero di vantaggi, traducendo il suo lavoro a un livello praticamente nuovo.

Ogni documento separato in tale elettronicoil sistema è caratterizzato dalla presenza di un intero insieme di requisiti che lo caratterizzano in modo inequivocabile (spesso è consuetudine chiamare tali insiemi di carte). La carta può contenere una varietà di informazioni, tra cui il tipo di documento, la data di formazione e le modifiche, il nome dell'autore, così come la posizione di archiviazione e molto altro. In futuro, il sistema di gestione dei documenti fornirà la memorizzazione e il recupero della documentazione necessaria in conformità con i requisiti specificati in questa scheda.

opportunità

La gestione elettronica dei documenti offre alle organizzazioni non solo molti vantaggi, ma apre anche molte nuove opportunità, che è anche importante.

Gestione centralizzata

Indipendentemente da quanto grandeè questo o quel sistema aziendale di gestione dei documenti permette un rapido cambiamento nella forma di documenti che circolano su di esso. Ad esempio, per modificare il modulo di domanda per uno dei costi dei vari centri di responsabilità solo per fare alcuni adeguamenti al modello abbastanza tale affermazione, che è già memorizzato nel sistema. Dopo di che, i dipendenti che riempiono tale applicazione non sarà in grado di utilizzare le forme obsolete di documentazione, in quanto l'applicazione è riempito e inviato attraverso il sistema.

Supporto del ciclo di vita della documentazione

Ogni documento che verrà consegnato eelaborato in qualsiasi impresa, senza fallo passa diverse fasi stabilite. Ad esempio, se stiamo parlando del budget aziendale, deve prima essere redatto e quindi approvato e implementato in determinati momenti. Successivamente, vari indicatori effettivi e pianificati di questo budget vengono attentamente analizzati e inviati all'archivio. In 1C, la circolazione dei documenti garantisce uno stretto controllo sul ciclo di vita della documentazione, tenendo conto dei requisiti di base dell'ambiente aziendale, nonché delle varie norme legali e standard di settore dell'azienda.

lavoro di squadra

Sistema elettronico di gestione dei documentifornisce un'organizzazione molto più semplice del lavoro collettivo sui documenti e può coinvolgere professionisti che si trovano in uffici diversi o addirittura in città diverse.

Il sistema memorizza un gran numero diversioni di un documento e, oltre a un cambiamento diretto, consentono di annotare i dati, ovvero aggiungere determinati commenti e note senza influire sulle informazioni di base che dovrebbe trasmettere.

riservatezza

Una caratteristica importante di tali sistemiè che nella stessa 1C, il flusso di lavoro può essere firmato tramite una firma elettronica speciale con successiva crittografia. Grazie a ciò, se necessario, è possibile non solo confermare l'autenticità di questa o quella informazione, ma anche determinare in modo univoco l'autore, nonché ottenere la sicurezza più efficace per l'archiviazione di vari dati.

instradamento

Se il sistema di gestione elettronica dei documentiil dipendente che partecipa alla creazione di determinati titoli deve necessariamente capire chi è nella posizione migliore per trasferire questi titoli. La gestione elettronica dei documenti in azienda consente di trasferire automaticamente i dati alla persona giusta.

Il routing stesso è gratuito estretto. Gratuito fornisce l'opportunità di documentare la direzione di assolutamente alcun destinatario a seconda dei casi, mentre la rigida fornisce la regolazione più accurata, ma in casi particolari l'azione di pre-installato nella documentazione del sistema di regolamentazione del traffico può essere un po 'di pausa (per esempio, se è necessario inviare la bozza del documento per la revisione ad alcuni specialisti esterni).

Controllo di accesso

Ci sono diverse opzioni su come distinguere tral'autorità di vari dipendenti dell'azienda in termini di gestione dei documenti. Pertanto, i moderni mezzi di automazione del flusso di lavoro consentono di dare a una persona il controllo completo sui dati, limitare la possibilità di modificare o anche solo di visualizzare o annotare alcuni file. Ciò semplifica enormemente il lavoro con i vari dati e ciò che è importante è che diventa molto più sicuro.

integrazione

Per garantire la massima integritàle informazioni che circolano all'interno di una determinata azienda, la gestione elettronica dei documenti all'interno dell'azienda fornisce l'integrazione del sistema stabilito con gli altri - finanziario, produttivo, analitico, ecc. A causa di tali possibilità di integrazione, i moderni sistemi di gestione dei documenti sono spesso usati come una sorta di collegamento tra diversi tipi di software.

Documenti da tutti i sistemi logicamente correlati aquesta informazione viene solitamente definita un contesto. Può includere il contenuto di corrispondenza cartacea o elettronica, fax, documenti di pagamento, minuti di eventi, registrazioni video o audio e molte altre informazioni. È possibile aggiungere manualmente il contesto al documento o automatizzare completamente questo processo in base alle preferenze e alle esigenze del manuale.

Ad esempio, il moderno sistema di automazione della gestione dei documenti nel processo di formazione e le successive modifiche nei budget consentono di utilizzare una serie di altre informazioni contestuali:

• tutti i tipi di ricerche di mercato del mercato, compresi non solo i propri, ma anche quelli che sono stati ottenuti da fonti esterne;
• vari contratti con controparti (acquirenti o fornitori);
• documentazione normativa e di riferimento speciale;
• documentazione aggiuntiva, che riflette in sé eventuali limitazioni o ipotesi (come esempio, il tasso di inflazione, cambi e altri dati);
• verbali delle riunioni tenute per discussionequalsiasi versione del budget, oltre a includere tutti i tipi di commenti e commenti di lavoro dei partecipanti al processo (spesso tali documenti vengono inviati tra tutti i dipendenti via e-mail e memorizzati separatamente dai file con informazioni di budget).

Un utente che lavora con il budget inOgni momento, se necessario, può esaminare alcuni dei documenti sopra indicati, poiché le moderne tecnologie di automazione del flusso di lavoro consentono di farlo senza lunghe ricerche.

Quali sistemi utilizziamo?

Uno dei software più comuniLe soluzioni che si possono trovare nelle società russe possono essere chiamati una combinazione di utility di Microsoft Outlook con Microsoft Exchange Server. La prima applicazione, in linea di principio, situato su quasi tutti i computer, mentre l'Exchange Server è spesso preso da utilizzare come server di posta elettronica a tutti gli effetti. Nonostante il fatto che le aziende che già qualche tempo fa è stata l'introduzione del documento elettronico tenuto, tali programmi vengono utilizzati solo come piattaforma per l'e-mail, dopo alcune impostazioni centralizzati anche questo software può essere utilizzato come un flusso di lavoro di automazione molto funzionale per quasi tutte le organizzazioni .

Al momento, il mercato russo è pieno didecine di sistemi diversi, con i quali automatizzare la gestione dei documenti è automatizzata, e tale supporto è offerto non solo da occidentali ma anche da sviluppatori nazionali. Persino Microsoft, oltre ai programmi di cui sopra, offre più strumenti come Content Management Server o SharePoint Portal Server.

Il più potente tra tutti i sistemi esistentiè considerato come Documentum, ma fondamentalmente solo le grandi aziende utilizzano un tale processo di automazione. La circolazione dei documenti di alcune aziende è automatizzata a causa del pacchetto software Lotus Notes, ma molti la chiamano una sorta di "designer per programmatori", poiché è piuttosto difficile creare un sistema completo sulla base.

Quali sono le differenze tra i sistemi russo e occidentale?

Se parliamo delle principali differenze trautility nazionali ed estere, consistono nella scalabilità disponibile. Ad esempio, se i sistemi di sviluppatori occidentali possono funzionare praticamente in qualsiasi sistema operativo, quelli domestici sono principalmente sviluppati per uno solo di essi e, naturalmente, questo è spesso Windows. I sistemi occidentali sono configurati per utilizzare qualsiasi DBMS. Tali limitazioni dei sistemi russi possono notevolmente complicare la possibilità di creare soluzioni integrate multipiattaforma.

Per quanto riguarda la funzionalità, la principale differenzaè che nell'automazione occidentale della produzione di documenti e la circolazione dei documenti viene effettuata da diversi programmi che possono essere prodotti con un unico marchio, ma allo stesso tempo è destinato a scopi diversi. Ad esempio, Documentum offre diversi prodotti separati che vengono utilizzati per l'automazione completa, nonché l'integrazione con i sistemi ERP, il supporto per la progettazione e il flusso di lavoro, ecc. La maggior parte del software sviluppato in Russia ha lo scopo di risolvere un problema specifico.

Vale anche la pena notare che la differenza fondamentalesta nell'approccio di entrambe le parti a quello che è il sistema di automazione del flusso di lavoro. I sistemi occidentali sono volti a garantire la completa automazione e il successivo supporto di vari processi aziendali end-to-end che si verificano all'interno dell'organizzazione, mentre la maggior parte dei programmi domestici automatizza solo determinate funzioni.

Il costo dei sistemi occidentali è approssimativamentevaria da $ 400 a $ 1.000 per ogni postazione di lavoro, esclusi i costi di implementazione, programmi e apparecchiature necessari per garantire un normale flusso di lavoro elettronico. L'implementazione stessa spesso costa circa la metà del costo normale delle licenze, poiché più spesso i programmi per l'automazione del flusso di lavoro vengono implementati con diverse condivisioni, ma in alcune situazioni il prezzo è maggiore di un ordine di grandezza. Uno dei più difficili è sempre il progetto di automazione della documentazione finanziaria, perché per tali progetti il ​​prezzo di implementazione è circa 2-3 volte superiore al costo delle licenze.

I programmi domestici sono venduti ad un prezzo$ 200-600 per ogni posto di lavoro, e in aggiunta a questo viene preso in considerazione il costo di programmi aggiuntivi e attrezzature varie. Alla fine, il calcolo del costo comparativo viene eseguito più o meno allo stesso modo dei sistemi occidentali.

lineamenti

Nella maggior parte dei casi, comeLe aree prioritarie dell'automazione sono processi correlati all'armonizzazione dei documenti, ad esempio il processo di compilazione iniziale e l'ulteriore implementazione dei budget. Tuttavia, molti team ora utilizzano l'automazione degli uffici e la gestione dei documenti, ovvero le procedure per la registrazione della documentazione in uscita e in entrata.

L'introduzione al sistema elettronico non hadifferenze fondamentali dall'introduzione di qualsiasi altro sistema automatizzato, quindi vale la pena evidenziare solo le caratteristiche distintive di questo progetto.

Creazione di spazio di archiviazione aziendale

Introduzione di un sistema di gestione dei documenti inIn ogni caso, prevede la creazione di un qualche tipo di repository aziendale, in cui verrà archiviata tutta la documentazione. La struttura logica di tale repository, lo sviluppo e l'ulteriore implementazione della politica di sicurezza, nonché la gerarchia di archiviazione dei documenti, richiedono la massima accuratezza e devono essere effettuati in una fase iniziale dell'implementazione del progetto.

Dovrebbe essere preso in considerazione che la funzione di archiviazionepuò svolgersi all'inizio del progetto, quindi nella fase iniziale è possibile spostare tutti i documenti dalle posizioni di archiviazione correnti in un'unica memoria aziendale. A causa di ciò, gli utenti possono familiarizzare con alcune funzioni di base del sistema e, parallelamente, apprenderlo e usarlo. Per accelerare l'adattamento dei dipendenti ai sistemi implementati è possibile utilizzare le funzioni di servizio come la notifica di modifiche nella documentazione, l'aspetto di nuovi documenti, ecc.

Pertanto, l'automazione del flusso di lavoro è richiesta da qualsiasi azienda moderna, che cerca di sviluppare e migliorare il proprio lavoro.