Nota di servizio: un esempio. Fare un memo

Sui documenti interni dell'organizzazione, moltii dipendenti conoscono solo per sentito dire - i promemoria sono confusi con i servizi e si ricompongono in modo errato. Ciò viola la funzione di base di tali documenti: la comunicazione ufficiale all'interno della squadra, che porta all'impossibilità di un lavoro coordinato. Ecco perché la questione di redigere un memo, le sue differenze e somiglianze con il resto dei documenti, la specificazione della scrittura diventa urgente.

terminologia

Una nota di servizio è un mezzo di comunicazione trafunzionari, divisioni strutturali. A volte è definito come un documento sulle prestazioni di alcune attività / lavoro, sebbene possa avere un carattere diverso. I campioni che verranno discussi in questo articolo riflettono solo i possibili contenuti del memo.

Ufficialmente, il classificatore della gestionei documenti non contengono informazioni su tale documento come promemoria. Un esempio di come scriverlo non è fornito, ma ciò non nega il fatto che tale documento sia diffuso nella sfera del lavoro-lavoro per una serie di ragioni.

Ragioni da usare

Un memo è noto come frequentemente usatodocumento di supporto. Ha la responsabilità di assicurare la comunicazione tra gli elementi del sistema di lavoro, cioè i dipendenti. Perché un tale documento è così popolare? Molti momenti lavorativi possono e devono essere risolti senza l'intervento di posizioni di comando: ciò dimostra l'autonomia e l'efficienza dei reparti autonomamente e come un sistema nel suo insieme.

lineamenti

Differenza dal memorandum precedenteè che quest'ultimo implica un appello ai funzionari superiori, e un memo, un esempio del quale sarà considerato di seguito, costituisce un collegamento a livello orizzontale. Questa può essere una chiamata all'amministratore di un altro dipartimento o al capo di un'altra unità. In nessuno dei casi, mentre le persone menzionate hanno post equivalenti, si può parlare del memo. Quando c'è una disuguaglianza, dovrebbe essere redatto un promemoria. Alcuni degli esempi presentati qui possono essere ambigui, le ragioni per questo saranno discusse più avanti.

Ambito di servizio Note

Di solito, i memo sono scritti sufornendo: informazioni, economiche, logistiche o organizzative. Spesso una nota può contenere una richiesta o una proposta. Ciascuno degli elementi strutturali è solitamente uno degli argomenti di priorità e si correla all'area in cui l'elemento stesso funziona.

registrazione

Il mantenimento del promemoria avviene allo stesso modo,così come il design del report. Di conseguenza, solo le modifiche ai contenuti. La registrazione delle note ufficiali è regolata da GOST. Ciò consente di mantenere l'unità di registrazione di tutti i documenti di gestione.

Un esempio di come scrivere un memo:

Dipartimento informatico e tecnico (nella parte superiore della pagina, a sinistra)

Al capo del servizio di sicurezza (in alto, a destra) Lyubchenko R. L.

NOTA UFFICIALE

14/09/2015 № 11

Venerdì 17 luglio 2015, il materiale e la base tecnica saranno sostituiti. A questo proposito, chiedo che ai seguenti dipendenti dell'organizzazione PE "AMIR" venga concesso l'accesso per eseguire questi lavori:

1. Andeneko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Capo del dipartimento (sul lato sinistro) _response_ Antipov RD (sul lato destro)

Il design del promemoria suggerisce un formato di foglio tipico - A4.

vantaggi

In sostanza, l'analogo del messaggio vocale, il promemoria presenta diversi vantaggi rispetto alla normale comunicazione di lavoro:

• conservazione per iscritto;
• documentazione ufficiale;
• convenienza in caso di trasferimento di informazioni complesse;
• la capacità di trasmettere un messaggio a più persone contemporaneamente.

Logicamente le conseguenze che ne derivano:

• l'opportunità di confermare / confutare una dichiarazione;
• una chiara formulazione del compito e una chiara attuazione del compito;
• tempestività di attuazione;
• efficienza del lavoro.

carattere

La scrittura di un promemoria ufficiale può avere il seguente carattere:

• informazioni (comunicazioni, notifiche, informazioni, ecc.);
• iniziativa (richiesta);
• segnalazione.

Una nota di servizio, un esempio di ciò eracome sopra, è di natura informativa, poiché il capo di un dipartimento informa l'altro sull'imminente esecuzione del lavoro, inoltre, fornisce un semplice briefing su ciò che deve fare.

Gli ultimi due elementi sono spesso affiancati: un memorandum è una risposta a un'iniziativa (richiesta).

struttura

Considerare come scrivere correttamente una nota di servizio in base all'esempio fornito. Quindi, questo documento deve contenere:

• il requisito del destinatario (in questo caso il ruolo di questo è stato svolto dal responsabile della sicurezza);
• il nome del documento (l'iscrizione corrispondente era immediatamente prima del testo);
• data del documento;
• il testo;
• requisito e firma del destinatario (responsabile del dipartimento informazioni).

Il testo, a sua volta, può anche essere distribuito lungo la struttura. È vero, è molto più condizionale:

1. La prima parte definisce la base e il motivo della scrittura. Una nota di servizio, di cui un esempio è stato presentato sopra, spiega la richiesta nella prima frase.
2. La seconda parte riflette l'essenza: nell'esempio, segue le parole "in connessione ...".
3. La terza parte è definitiva. Può contenere una dichiarazione di fatto, una proposta o una richiesta.

Una nota di servizio, un esempio che ci aiutaper capire le regole del design, collega la seconda e la terza parte in una sola. La separazione diventa più evidente nei promemoria complessi. La terza parte appare necessariamente nei documenti di risposta.

stilizzazione

Anche se per questo documento è consentito un formato gratuito,così come per tutti gli altri la gestione titoli per sapere come scrivere un memo, è necessario manifestare liberamente il proprio pensiero con uno stile di lavoro, in realtà viene utilizzato nella preparazione di qualsiasi tipo di documentazione.

tipi

Le note di servizio non hanno una classificazione chiara, ma allo stesso tempo possono essere suddivise condizionatamente in tipi.

Ad esempio, c'è un memo:

• sull'aumento;
• per l'acquisizione;
• su cancellazione, ecc.

Ogni specie ha le sue specifiche di ortografia. Per una migliore comprensione di come scrivere un memo, verranno anche forniti esempi.

Circa l'aumento

Nota di servizio sull'aumento degli stipendiPotrebbe essere necessario per i lavoratori che ritengono di ricevere un compenso monetario insufficiente per il loro lavoro. È logico che prima di tutto si rivolgeranno al loro capo - scriveranno un memorandum.

Una nota di servizio di questo tipo è scritta dal capoimpiegato del dipartimento in nome del capo dell'amministrazione. A volte questa è anche la responsabilità del dipartimento delle risorse umane. Quindi inizialmente si tratta di un dipartimento di comunicazione del dipendente, che desidera ricevere uno stipendio più grande e il dipartimento del personale. Le ragioni dell'aumento dei salari (variazioni nella quantità di lavoro, qualifiche del dipendente, ecc.) Devono necessariamente contenere una nota ufficiale.

Il campione è presentato di seguito.

Dipartimento contabilità materiali

Il direttore generale dell'impresa statale "Agro Darina" Aninikova G. L.

NOTA UFFICIALE

04/09/2013 № 45

San Pietroburgo

Sull'aumento dei salari Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna lavora in PE "Agro"Darina "dal 4 marzo 2011 nella posizione di specialista leader del dipartimento di contabilità dei beni materiali. È una maestra qualificata del suo mestiere, che mostra alta produttività del lavoro, puntuale, obbligatoria ed esecutiva. Durante il mio lavoro non ho ricevuto una sola sanzione disciplinare. In relazione a quanto sopra, vi chiedo di aumentare il salario Furmanets Galina Viktorovna da 23.000 rubli a 25.000 rubli.

Responsabile del dipartimento contabilità materiali significa Signature_Galkin S.A.

L'aumento non significa solo un aumento della retribuzione del lavoro, ma può anche significare un passaggio a una posizione più elevata. Una nota dell'ufficio sulla promozione è anche scritta dal capo del dipartimento.

Questa è una nota importante: la stessa nota di servizio al regista, cioè una nota dal subalterno alla testa è considerata una relazione.

Il capo del dipartimento può raccomandare un subordinato di aumentare in base a:

• miglioramento della sua qualifica;
• istruzione superiore (primo / secondo);
• esperienza ed esperienza lavorativa;
• per servizi eccezionali.

Le ragioni dovrebbero essere indicate direttamente nel memo. Ad esempio, il prossimo.

Dipartimento di materiale e supporto tecnico

Al direttore generale della PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

NOTA UFFICIALE

19/02/2001 n. 15

Mosca

In aumento nel post di Belousova Yu. O.

Belousova Julia Olegovna lavora nel PP "Netflix"dal 7 gennaio 1999 come amministratore del dipartimento logistico. Lei è uno specialista qualificato nel suo campo. Il dipendente è esecutivo e responsabile, ha elevate capacità lavorative e resistenza in situazioni di stress. Il 15 febbraio 2001 ha conseguito un master in contabilità e audit. In connessione con questo, raccomando Yulia Belousova di sollevare la posizione di amministratore senior.

Capo del Dipartimento per il supporto tecnico e materiale_La firma di Lucchinin P.L.

Per acquistare

Sotto l'acquisto si intende la riparazione o la sostituzione di qualsiasi attrezzatura. Una nota di ufficio per l'acquisizione è scritta dal dipartimento, che ha bisogno di aggiornare il materiale e la base tecnica.

Una nota di servizio, di cui un esempio è presentato di seguito, è stata preparata per l'acquisto di un computer.

Dipartimento Risorse Umane

Capo del dipartimento IT di OOO "Epam" Penkov DM

NOTA UFFICIALE

11/12/2009 n. 4

Kharkov

Informazioni sulla riparazione (sostituzione) di un computer

Vorrei informarvi che a partire dal 6 novembre 2009, un membro del personale del dipartimento Risorse umane Mashkina Tatyana Evgenievna, un amministratore senior, si blocca regolarmente sul suo personal computer.

In relazione al motivo sopra riportato, ti preghiamo di riparare o sostituire questo PC il prima possibile.

Capo del dipartimento del personale _segnature_Chistenko V.T.

vacanza

Una nota di vacanza qui non implica una vacanzala sensazione di andare in un meritato riposo e di chiamare un membro del personale dal congedo, è scritta dal capo del dipartimento, in cui è elencato il dipendente pertinente. Indica il motivo del ritiro. Il documento viene presentato al capo della società / organizzazione, a sua volta, deve scrivere una risposta - consenso o rifiuto.

Quello che segue è un esempio di un promemoria con la risposta.

Non mi dispiace

Dipartimento del personale per preparare i documenti necessari__Sergei il 21/03/2014

Al direttore generale di PE "Aukro" Sergey V.P.

NOTA UFFICIALE

21/03/2014 N. 1

Tenendo conto della malattia di Tatyana Morozova, contabile senior del dipartimento di contabilità e audit, propongo di convocare il ragioniere Pavel Matveichuk in congedo il 22 marzo 2014.

Responsabile del dipartimento contabilità e audit _signature_ Marinina R.A.

Va notato che oltre a scrivere e ricevereLa risoluzione sulla nota è ancora richiesta per ottenere il consenso del dipendente per un ritiro dal congedo. Deve anche essere formalmente documentato. Pertanto, il memo è solo la prima fase di questo processo.

A proposito di bonus

Una nota di servizio sui bonus viene scritta quandoil capo desidera incoraggiare l'impiegato per un lavoro produttivo. Dal punto di vista del dipendente, il processo di bonus è semplice, perché il capo, soprattutto se l'organizzazione non ha una fornitura di bonus e preferisce farne a meno, diventa molto più laboriosa. Ma in ogni caso, una delle fasi di questo processo sarà la stesura di un memo ufficiale.

Prima di tutto, devi studiare le specificheimprese in questo senso - ciascuna delle società ha le sue condizioni bonus. Questi possono essere casi specifici quando un dipendente non può essere premiato (azioni disciplinari, violazioni amministrative, ecc.), Fonti di premi e simili. Dopo un attento studio, puoi procedere direttamente alla scrittura.

Una nota di servizio sul premio dovrebbedeve contenere le ragioni per cui il capo del dipartimento ritiene che il dipendente debba essere incoraggiato. Se la disposizione bonus ha punti chiari, in cui è indicato l'incentivo per ciò che si suppone debba essere indicato, il processo è molto più semplice. Il capo ha solo bisogno di notificare al direttore l'adempimento di tali e tali e tali punti. Quindi questo è un avviso. In un altro caso, il capo del dipartimento propone solo di incoraggiare il dipendente e lui stesso determina l'importo del bonus - di nuovo, dato il sistema di incentivi materiali per l'organizzazione.

È interessante che i memo sui bonusspesso si riferiscono al rapporto - perché sono scritti nel nome di un rango più alto. Un dilemma analogo si presenta anche con note sul richiamo dal congedo, sull'aumento, ecc.

Per cancellare

Note di servizio sulla cancellazione dei materialiSono necessari, quando la proprietà è rovinata o il materiale e la base tecnica sono obsoleti. Questo tipo di documenti è strettamente correlato alle note sull'acquisizione ed è simile alla specifica: per esempio, analogamente, la nota è scritta dal capo reparto con il problema precedente al dipartimento, che funziona con la proprietà viziata (come nell'esempio sul computer: l'appello è andato al dipartimento informazioni).

Di seguito è riportato un esempio di questo promemoria.

Dipartimento di tecnologia dell'informazione

Al capo del dipartimento controllo e audit della LLC "Troyanda" Sukhorukov D.

NOTA UFFICIALE

22/01/2006 n. 42

Kiev

Sul scrivere il computer

Vorrei informarti che per orail computer elettronico, che possiede il dipartimento di tecnologia dell'informazione, è obsoleto e non è in grado di calcolare capacità sufficienti per il funzionamento completo di questo dipartimento.

In connessione con il motivo sopra, vi chiedo di cancellare la proprietà di cui sopra come obsoleto e notificare al dipartimento acquisti della necessità di ricostituire il materiale e la base tecnica.

Responsabile del dipartimento informazioni e tecnica _signature_ Chashchenko V.T.

Separazione delle note di servizio per tipo

Tutti gli esempi precedenti possono essere suddivisi in due tipi:

• una nota sul dipendente, il direttore;
• un promemoria per qualsiasi dipartimento.

Per quanto riguarda il dilemma posto dal primo punto,già menzionato in questo articolo. Nonostante il fatto che l'informazione, come scrivere una nota ufficiale al regista, sia abbondante, così come esempi e esempi di scrittura, in sostanza, questo non è completamente vero. Tale principio può essere applicato solo nelle organizzazioni aziendali, dove tutti i reparti sono uguali e non esiste un ufficiale capo. Quindi scrivere note tra reparti diventa automaticamente ufficiale, non riportabile. In tutti gli altri casi, si raccomanda vivamente che quando si scrivono note sul richiamo di un dipendente dalle ferie, sui suoi bonus, licenziamento, promozione in ufficio, utilizzare il titolo del documento "Memorandum". Gli altri requisiti per la scrittura rimangono gli stessi.

Le note di servizio per i dipartimenti includono tuttei campioni rimanenti - a storno, all'acquisizione, ecc. Danno un'idea più corretta dell'essenza delle note ufficiali: comunicazione tra reparti equivalenti, che non richiede l'intervento del management.

immagazzinamento

Le note di servizio relative direttamente ai singoli dipendenti sono memorizzate nei loro file personali. Tutto il resto viene inviato agli archivi dell'azienda.

Possono essere necessari memorandum originali quando si controlla l'organizzazione da parte delle autorità superiori: forniscono informazioni dettagliate sulle attività interne dell'impresa, sull'interazione di elementi strutturali.

Inoltre, i documenti ufficiali, come documenti ufficiali, possono essere prova o confutazione nel procedimento di un caso.

Come altri documenti giustificativi, i memo possono essere considerati come una sorta di allegato alla documentazione esterna dell'azienda.

L'uso frequente delle note d'ufficio serve come criterio per valutare l'umore generale dell'azienda e dei suoi dipendenti per sociologi, venditori e psicologi dell'organizzazione dei quadri dei lavoratori.

Mezza impresa, metà stile liberola compilazione di note di servizio riflette chiaramente i rapporti situazionali all'interno del collettivo di lavoro. Una documentazione particolarmente interessante non è tra reparti, ma tra dipendenti specifici dei reparti: è meno comune e quindi più visibile.